El 5 de octubre de 2026 marca un cambio importante en la gestión documental del transporte público de mercancías por carretera: el documento de control administrativo deberá gestionarse necesariamente de forma digital.
Para muchas empresas, el cambio no consiste simplemente en sustituir un documento en papel por un PDF. También obliga a revisar cómo se recopila la información de cada expedición, cuándo se genera el documento, cómo accede el conductor, qué ocurre si hay modificaciones durante el servicio y cómo se conserva posteriormente la documentación.
Esto es especialmente relevante para empresas cargadoras, industrias, almacenes, fabricantes y compañías del sector forestal y de la madera que gestionan transportes aunque no sean ellas mismas una empresa de transporte.
¿Qué tiene que preparar una empresa antes del 5 de octubre?
Antes de la entrada en aplicación del DeCA digital, una empresa debería comprobar cómo va a generar el documento, de dónde obtiene los datos, cómo accederá el conductor, cómo gestionará posibles modificaciones y cómo conservará los archivos.
Además, conviene revisar que el sistema utilizado genere un PDF nativo digital, disponga de una URL única, incorpore el código QR correspondiente y permita recuperar posteriormente la documentación de cada operación.
¿Qué cambia el 5 de octubre de 2026?
La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, estableció la digitalización obligatoria del documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera.
Posteriormente, la Resolución de 5 de junio de 2026 concretó las características que deben reunir tanto las aplicaciones informáticas utilizadas como los propios documentos electrónicos de control administrativo, conocidos como DeCA.
La nueva operativa implica que el documento debe generarse electrónicamente antes del inicio efectivo del servicio y cumplir una serie de requisitos técnicos destinados a garantizar su disponibilidad, identificación y conservación.
La idea clave: digitalizar el DeCA no significa escanear el documento que ya se utilizaba. El fichero debe generarse de forma nativa digital a partir de los datos gestionados por la aplicación.
Puedes consultar el texto oficial en el Boletín Oficial del Estado .
¿Solo tienen que prepararse las empresas de transporte?
No necesariamente. Uno de los errores más habituales es pensar que la gestión del documento de control afecta únicamente al transportista.
En una operación de transporte de mercancías pueden intervenir diferentes figuras, entre ellas el cargador contractual y el transportista efectivo. Por eso, una empresa que contrata transportes también necesita revisar cómo va a gestionar la información y la documentación vinculada a cada operación.
Contratas transportes
Conviene revisar quién prepara la información, cómo se genera el documento y cómo queda disponible para las partes que intervienen.
Realizas el transporte
Necesitas poder acceder al documento durante la operación y disponer de la información necesaria si se requiere durante una inspección.
Expides mercancía
Es importante coordinar los datos de carga, mercancía, vehículo, transportista y resto de documentación antes de que salga el vehículo.
Gestionas expediciones forestales
El transporte puede estar relacionado además con pesadas, albaranes, procedencia, certificados y otros documentos que conviene mantener conectados.
Si tu empresa trabaja específicamente en el sector forestal o de la madera, puedes ampliar esta parte en nuestra página sobre software de transporte para el sector forestal y de la madera .
1. Revisa de dónde salen los datos de cada transporte
El primer problema que debería resolver una empresa no es el formato del PDF. Es la información.
Antes de generar un DeCA, hay una serie de datos que deben estar disponibles. La Resolución remite, para el transporte público de mercancías por carretera, a los datos previstos en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.
En la práctica, esa información puede encontrarse repartida entre diferentes sistemas:
- pedidos;
- albaranes;
- datos del cargador y del transportista;
- matrículas;
- origen y destino;
- información de la mercancía;
- pesadas;
- correos electrónicos;
- hojas de cálculo;
- documentación asociada a la expedición.
Pregunta práctica: si mañana tienes que generar el documento de un transporte, ¿toda la información necesaria está en un mismo sitio o hay que buscarla entre varias personas, programas, correos y carpetas?
Este punto es importante porque la digitalización puede convertirse en una oportunidad para reducir duplicidades. Si los datos de una expedición ya están registrados, no tiene sentido volver a introducirlos cada vez que se necesita preparar otro documento.
2. Comprueba cómo se genera el DeCA
La normativa establece que el documento debe generarse antes del inicio efectivo del servicio.
La aplicación debe registrar además la fecha y hora de creación del fichero.
Desde un punto de vista operativo, esto significa que la empresa debería definir claramente quién realiza cada paso.
Reunir la información
Tener preparados los datos necesarios de la expedición antes de que comience el servicio.
Revisar los datos
Comprobar que la información registrada corresponde realmente al transporte que se va a realizar.
Generar el fichero
Crear el documento electrónicamente antes de que se inicie el servicio.
Facilitar el acceso
Asegurarse de que el conductor puede disponer de la documentación durante el transporte.
3. No basta con guardar un PDF cualquiera
La Resolución establece requisitos concretos para los documentos electrónicos de control administrativo.
Un documento escaneado desde papel o generado a partir de una imagen digitalizada no cumple el requisito de generación nativa digital establecido en la Resolución.
4. Piensa en cómo accederá el conductor al documento
La gestión documental no puede diseñarse únicamente desde el ordenador de la oficina.
Cuando el vehículo está en carretera, el conductor necesita disponer de la documentación correspondiente y poder acceder a ella cuando sea necesario.
La normativa exige que los ficheros almacenados estén disponibles para su descarga durante las inspecciones realizadas en carretera.
Por tanto, antes de octubre conviene probar situaciones reales:
- el conductor ya ha salido de la planta;
- necesita consultar el documento;
- se produce una inspección;
- hay que volver a descargar el fichero;
- la oficina necesita comprobar qué documento corresponde a ese transporte.
En Trázaro Transporte la información se organiza alrededor de cada expedición y el conductor puede consultar o completar determinada documentación desde el teléfono, manteniendo posteriormente esa información vinculada al transporte correspondiente.
El DeCA es solo una parte de la documentación de un transporte
Trázaro ayuda a reunir expediciones, vehículos, pesadas y documentación dentro del mismo transporte para que tu equipo no tenga que reconstruir cada operación buscando información en diferentes lugares.
Ver cómo funciona Trázaro Transporte5. Define qué ocurre si cambia un dato durante el servicio
Un transporte no siempre se desarrolla exactamente como estaba previsto.
La normativa contempla la posibilidad de modificar determinados datos durante la realización del servicio y establece que la aplicación debe registrar la fecha y hora de esas modificaciones.
Por eso conviene responder antes del 5 de octubre a preguntas como:
- ¿quién puede modificar la información?
- ¿desde dónde se realiza el cambio?
- ¿qué ocurre si el vehículo ya está en ruta?
- ¿cómo accede posteriormente el conductor a la versión actualizada?
- ¿cómo queda registrado el cambio?
Una prueba útil consiste en simular una expedición completa y provocar deliberadamente una modificación. Así se comprueba si el procedimiento funciona también cuando la operación no sigue exactamente el plan inicial.
6. Prepara cómo vas a conservar los documentos
El trabajo documental no termina cuando se entrega la mercancía.
En el transporte de mercancías, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año.
La normativa permite que ambas partes utilicen repositorios diferentes. Si el documento lo genera una de ellas, es suficiente con que la otra pueda descargarlo durante ese periodo.
Desde un punto de vista práctico, la empresa debería poder responder fácilmente a esta pregunta:
Si dentro de ocho meses necesito revisar un transporte concreto, ¿puedo recuperar rápidamente su documentación?
Si para hacerlo es necesario buscar correos, carpetas, fotografías o documentos almacenados por distintas personas, conviene revisar el proceso antes de octubre.
7. Revisa el transporte completo, no solo el DeCA
Este es probablemente el punto más importante para una empresa.
El DeCA es uno de los documentos que puede formar parte de una expedición, pero no es necesariamente el único.
En una operación pueden coexistir:
- documento de control;
- albaranes;
- tickets de báscula;
- certificados;
- justificantes;
- fotografías;
- datos del vehículo;
- información del transportista;
- registro de entrega;
- otros documentos asociados a la mercancía.
Digitalizar solamente uno de esos elementos puede dejar intacto el problema de fondo: la información sigue repartida.
Trázaro Transporte parte precisamente de la expedición como unidad de trabajo. Los datos y documentos se van relacionando con el mismo transporte para poder consultarlos posteriormente con contexto.
¿Qué implica este cambio para empresas forestales y de la madera?
En el sector forestal y de la madera, el transporte suele estar conectado con información que va mucho más allá del desplazamiento del vehículo.
Una misma operación puede estar relacionada con:
- procedencia de la madera;
- proveedor;
- lote o referencia;
- especie;
- cantidad;
- pesaje;
- albarán;
- documentos de origen;
- certificados;
- entrega;
- documentación de trazabilidad.
Esto hace que el cambio del DeCA tenga una dimensión especialmente relevante para estas empresas: puede aprovecharse para revisar cómo se conectan los datos del transporte con el resto de la información de la operación.
Además, aquellas empresas que trabajan con productos afectados por el Reglamento europeo contra la deforestación pueden tener simultáneamente necesidades de documentación y trazabilidad vinculadas al EUDR.
En ese caso, puedes consultar también Trázaro EUDR , orientado a organizar documentación, expedientes, lotes, proveedores, geolocalización y trazabilidad documental de las operaciones EUDR.
Una prueba que conviene hacer antes del 5 de octubre
La mejor forma de saber si una empresa está preparada no es revisar únicamente la configuración de una aplicación.
Es realizar una prueba de principio a fin.
Crea una expedición
Utiliza un transporte real o una operación de prueba.
Introduce la información
Comprueba cuánto tiempo necesitas y si los datos están disponibles cuando realmente hacen falta.
Genera el documento
Verifica que se crea correctamente antes del inicio del transporte.
Accede desde carretera
Comprueba el funcionamiento desde el dispositivo que utilizará realmente el conductor.
Haz una modificación
Simula un cambio y comprueba cómo se actualiza la información.
Cierra y recupera la operación
Una vez finalizado el transporte, intenta localizar de nuevo toda su documentación.
Checklist: qué revisar antes del 5 de octubre
Antes de dar por preparada la operativa, comprueba estos puntos:
Prepararse para octubre significa revisar el proceso completo
El cambio normativo obliga a digitalizar el documento de control, pero la adaptación real va más allá de generar correctamente un fichero.
También implica comprobar cómo circula la información dentro de la empresa: quién la introduce, quién la revisa, cómo llega al conductor, cómo se modifica y cómo se recupera posteriormente.
Para muchas empresas, especialmente aquellas que todavía trabajan con correos, carpetas, hojas de cálculo y documentos separados, octubre puede ser un buen momento para revisar toda la gestión documental asociada al transporte.
El objetivo no debería ser digitalizar un papel.
Debería ser conseguir que cada expedición pueda consultarse con su información y documentación relacionadas.
Fuentes oficiales
Preguntas frecuentes sobre el DeCA digital en 2026
¿Cuándo pasa a ser obligatorio el DeCA digital?
El documento de control administrativo exigible para el transporte público de mercancías por carretera pasa a ser necesariamente digital en octubre de 2026, conforme al calendario establecido por la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible.
¿Puedo escanear un documento en papel y utilizarlo como DeCA?
No. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece que la generación debe ser nativa digital. No se consideran válidos los ficheros obtenidos simplemente mediante el escaneo de un documento en papel o de una imagen digitalizada.
¿En qué formato debe generarse el DeCA?
El fichero debe generarse en formato PDF, con un tamaño máximo de 5 MB, e incluir el código QR que enlaza con la URL única y específica asociada al documento.
¿El conductor tiene que poder acceder al DeCA?
Sí. El sistema debe permitir que el documento esté disponible durante el transporte y que pueda descargarse cuando sea necesario, incluida una inspección en carretera.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el documento?
Los cargadores contractuales y los transportistas efectivos deben conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año.
¿Todas las expediciones necesitan DeCA?
No necesariamente. La obligación depende del tipo de transporte y de la normativa aplicable a la operación concreta. Por eso conviene revisar cada caso antes de asumir que todos los movimientos de mercancía están sujetos al mismo requisito.
¿Trázaro Transporte sirve únicamente para gestionar el DeCA?
No. Trázaro Transporte permite organizar expediciones, vehículos, pesadas y documentación alrededor de cada transporte. Cuando una operación requiere DeCA, parte de la información ya registrada puede utilizarse dentro de su preparación.
¿Tu empresa está preparada para el 5 de octubre?
Si gestionas transportes y quieres revisar cómo organizar las expediciones, documentación, pesadas y preparación del DeCA, puedes conocer cómo funciona Trázaro Transporte.
Conocer Trázaro TransporteLa información de este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el análisis jurídico o técnico de la normativa aplicable a cada operación.