Cuando se habla del nuevo escenario de documentación electrónica en el transporte por carretera, muchas empresas piensan automáticamente en transportistas, flotas y conductores. Sin embargo, una empresa puede tener obligaciones relacionadas con la documentación del transporte aunque no sea una empresa de transporte.
Una industria, un aserradero, un almacén, un distribuidor o una empresa forestal que contrata directamente a un transportista para mover su mercancía puede intervenir como cargador contractual.
Con la obligatoriedad de los documentos electrónicos de control administrativo, revisar cómo se gestionan las expediciones deja de ser únicamente una cuestión del transportista: también importa cómo prepara, facilita, relaciona y conserva la información la empresa que contrata el transporte.
Sí. Si tu empresa contrata directamente con un transportista efectivo el transporte de un envío, puede actuar como cargador contractual. La normativa incluye tanto al transportista efectivo como al cargador contractual entre los sujetos obligados a formalizar el documento de control.
¿Por qué puede afectarte el nuevo reglamento si no eres transportista?
El documento de control administrativo no es una obligación exclusiva de la empresa que conduce el vehículo.
La Orden FOM/2861/2012 establece que están obligados a formalizar el documento de control tanto el transportista efectivo como el cargador contractual.
Esto significa que una empresa industrial, forestal, distribuidora o comercializadora puede participar directamente en las obligaciones documentales del transporte aunque no disponga de camiones propios ni se dedique profesionalmente a transportar mercancías.
También hay que preguntarse: “¿somos nosotros quienes contratamos directamente al transportista que realiza el envío?”.
¿Qué es un cargador contractual?
La normativa define como cargador contractual a la persona física o jurídica que contrata directamente con el transportista efectivo el transporte de un envío.
Dentro de esta figura pueden encontrarse, dependiendo de la operación, empresas cargadoras, almacenistas-distribuidores, operadores logísticos, comercializadoras u otras empresas que contraten habitualmente servicios de transporte.
Una empresa de madera que vende mercancía y contrata el camión
Una empresa vende una partida de madera a un cliente y contrata a una compañía externa para realizar el transporte.
La empresa no dispone de flota propia y no presta servicios de transporte. Sin embargo, al contratar directamente al transportista efectivo, puede intervenir como cargador contractual.
Por tanto, no debería dar por hecho que toda la gestión documental corresponde exclusivamente a la empresa transportista.
¿Qué cambia con el DeCA digital?
La digitalización del documento de control no consiste simplemente en convertir una hoja de papel en una fotografía o escanearla.
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características que deben cumplir los sistemas y documentos electrónicos de control administrativo.
Entre otros requisitos, el fichero debe generarse de forma nativamente digital, antes del inicio efectivo del servicio, y almacenarse de forma que pueda estar disponible para su consulta y descarga.
¿Qué información debe gestionar una empresa que contrata el transporte?
El documento de control debe contener determinados datos esenciales de la operación. Entre ellos se encuentran la identificación del cargador contractual y del transportista efectivo, el origen y destino, la mercancía transportada, el peso, la fecha y la matrícula del vehículo.
En la práctica, buena parte de esta información ya existe dentro de la empresa, pero puede encontrarse repartida entre diferentes departamentos y herramientas.
Precisamente por eso, la gestión documental del transporte no debería analizarse únicamente como “crear un documento”, sino como un proceso que comienza cuando se prepara el envío y continúa cuando posteriormente hay que localizar o revisar su información.
¿Quién es responsable de la documentación del transporte?
La Orden FOM/2861/2012 distribuye responsabilidades entre el cargador contractual y el transportista efectivo.
Ambos intervienen en la formalización del documento de control, y la propia norma establece responsabilidades sobre determinados datos que forman parte del documento.
El problema no termina cuando consigues generar el documento
Una expedición puede incluir empresas, vehículos, pesadas, tickets, justificantes y otros documentos. Trázaro Transporte permite mantener esta información relacionada dentro de la misma expedición y, cuando corresponda, utilizar los datos registrados dentro del flujo de preparación del DeCA.
Conocer Trázaro Transporte¿Qué debería preparar una empresa que contrata transportes?
El primer paso no debería ser únicamente buscar una aplicación. Conviene entender primero cómo circula actualmente la información dentro de la empresa.
Identifica quién contrata al transportista
Revisa quién contrata directamente a la empresa que realiza materialmente el transporte y qué papel ocupa tu empresa en cada operación.
Localiza de dónde salen los datos
Identifica dónde se encuentran actualmente los datos de empresas, vehículos, mercancías, origen, destino, peso y resto de información de la expedición.
Aclara cómo se va a generar el DeCA
Cargador contractual y transportista deberían tener claro cómo se gestiona la información necesaria y cómo se integra la generación del documento en la operativa.
Prepara la información antes de la salida
La documentación electrónica debe integrarse dentro del proceso de preparación de la expedición, no resolverse después de que el transporte ya haya comenzado.
Relaciona cada documento con su expedición
Tickets de báscula, justificantes, fotografías, certificados u otros archivos deberían poder identificarse claramente con el transporte al que corresponden.
Piensa también en la consulta posterior
El proceso no termina con la entrega. La documentación debe conservarse y poder recuperarse cuando sea necesario revisar una operación anterior.
¿Por qué esta gestión es especialmente importante en empresas de madera y forestales?
En el sector forestal y de la madera, una misma carga puede generar información en distintos momentos de la operación.
Empresas, matrículas, vehículos, pesadas, tickets, referencias de expedición, albaranes, certificados, fotografías o justificantes pueden terminar almacenados en lugares distintos si no existe un flujo documental claro.
Por eso, la digitalización del transporte puede aprovecharse no solo para responder a una obligación concreta, sino también para mejorar cómo se organiza internamente cada expedición.
El objetivo operativo debería ser poder abrir una expedición y entender qué ocurrió, quién intervino y qué documentación quedó asociada a ella.
Trázaro Transporte está orientado precisamente a empresas cargadoras, transportistas y equipos de administración o tráfico, especialmente del sector forestal y de la madera, que necesitan mantener relacionada la información de sus expediciones.
Puedes ampliar información en Trázaro Transporte .
Preguntas frecuentes sobre gestión documental del transporte
¿Me afecta el DeCA si mi empresa no es transportista?
Puede afectarte. Si tu empresa contrata directamente con el transportista efectivo el transporte de un envío, puede actuar como cargador contractual. La normativa incluye al cargador contractual y al transportista efectivo entre los sujetos obligados a formalizar el documento de control.
¿Qué significa ser cargador contractual?
Es la persona física o jurídica que contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío. Por tanto, una empresa puede ser cargador contractual sin dedicarse profesionalmente al transporte.
¿El transportista puede encargarse de toda la documentación?
La operativa puede organizarse entre las partes, pero la normativa atribuye obligaciones y responsabilidades tanto al transportista efectivo como al cargador contractual. Por ello, la empresa que contrata el transporte debería conocer su papel y controlar la información que le corresponde.
¿Puedo escanear el documento de control en papel y utilizarlo como DeCA?
No. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece que la generación del fichero electrónico debe ser nativa digital. No son válidos como DeCA los archivos obtenidos simplemente mediante el escaneo de un documento en papel o de una imagen digitalizada.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece que cargadores contractuales y transportistas efectivos deben conservar durante al menos un año los ficheros electrónicos generados.
¿Trázaro Transporte sirve aunque no todos mis transportes necesiten DeCA?
Sí. Trázaro Transporte puede utilizarse como registro operativo y documental de las expediciones aunque una operación concreta no requiera preparar un DeCA. Cuando corresponda, el flujo de preparación puede partir de información ya registrada en la expedición.
¿Contratas transportes pero no eres una empresa transportista?
Cuéntanos cómo gestionáis actualmente expediciones, vehículos, pesadas, documentación o DeCA y podremos enseñarte cómo encajaría Trázaro Transporte dentro de vuestra operativa.
Ver Trázaro TransporteLa necesidad de disponer de documento de control y las obligaciones aplicables dependen de las características concretas de cada operación de transporte.