El 5 de octubre de 2026 cambia la forma en la que determinadas operaciones de transporte público de mercancías por carretera deberán gestionar su documento de control administrativo.
A partir de esa fecha, cuando este documento sea obligatorio, deberá generarse y conservarse en formato electrónico. Es lo que conocemos como DeCA, Documento electrónico de Control Administrativo.
El cambio deriva de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible y ha sido desarrollado técnicamente por la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.
Pero esto no significa que todos los transportes tengan que generar un DeCA ni que cualquier movimiento de mercancía esté sometido exactamente a las mismas obligaciones.
Entonces, ¿qué cambia realmente el 5 de octubre?
Cuando un transporte esté sujeto al documento de control administrativo, ese documento deberá gestionarse digitalmente. El cambio no obliga a generar un DeCA para todos los movimientos de mercancía, sino que digitaliza el documento de control allí donde este resulte exigible.
1. ¿Qué es el DeCA?
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo.
Se trata de la versión digital del documento de control administrativo exigible en determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
Este documento no aparece ahora por primera vez. El documento de control administrativo está regulado por la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre.
La principal novedad es que la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, establece la obligatoriedad de los documentos electrónicos de control administrativo, mientras que la Resolución de 5 de junio de 2026 concreta las características que deben reunir los documentos y los sistemas informáticos utilizados para generarlos.
No nace un documento completamente nuevo
El documento de control administrativo ya existía. El cambio está en su digitalización obligatoria cuando resulte exigible y en las condiciones técnicas que debe cumplir el fichero electrónico.
2. ¿Qué cambia exactamente el 5 de octubre de 2026?
El cambio no consiste simplemente en sustituir una hoja de papel por un archivo PDF.
Cuando una operación esté sujeta al documento de control, deberá existir un fichero electrónico generado a partir de los datos de la operación y preparado conforme a los requisitos establecidos por la normativa.
El documento pasa a ser digital
Cuando resulte obligatorio deberá generarse electrónicamente a partir de la información del transporte.
Debe existir antes de salir
La documentación debe estar preparada antes del inicio efectivo del servicio.
Debe mantener trazabilidad
El sistema debe permitir conservar el documento y gestionar correctamente sus posibles modificaciones.
Digitalizar no significa escanear un papel.
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece que el fichero debe generarse de forma nativa digital mediante la transformación de los datos estructurados almacenados en la aplicación. Un documento escaneado a partir de papel o de una imagen digitalizada no cumple este requisito.
3. ¿Todos los transportes tendrán que emitir un DeCA?
No.
Este es uno de los puntos más importantes para entender correctamente el cambio.
La Orden FOM/2861/2012 regula el documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera.
Por tanto, no debe interpretarse el cambio del 5 de octubre como una obligación general de emitir un DeCA cada vez que una empresa mueve mercancía.
Primero hay que saber qué tipo de transporte estás realizando
Antes de pensar en generar un DeCA hay que determinar si la operación concreta está sujeta al documento de control administrativo.
En una misma empresa pueden existir operaciones muy diferentes.
Por ejemplo:
- Transportes realizados por una empresa transportista contratada.
- Entregas de mercancía a clientes.
- Recogidas realizadas en proveedores.
- Movimientos entre instalaciones.
- Transportes internacionales.
- Transportes realizados con vehículos propios.
- Movimientos de mercancía propia.
Todos ellos pueden necesitar seguimiento documental, pero no necesariamente tienen el mismo tratamiento respecto al DeCA.
4. Transporte público y transporte de mercancía propia: no es lo mismo
Aquí conviene diferenciar dos cuestiones que muchas veces se mezclan.
Gestionar un transporte
Registrar la operación, mercancía, vehículo, ruta, pesadas, documentos e incidencias.
Generar un DeCA
Emitir el documento electrónico de control cuando esa operación esté sometida a esta obligación.
Conservar trazabilidad
Poder localizar posteriormente qué ocurrió en una operación y qué documentación tenía asociada.
Una empresa puede necesitar registrar y conservar toda la información relacionada con un transporte aunque esa operación concreta no necesite DeCA.
Esto puede ocurrir con movimientos de mercancía propia, transportes internacionales u otras operaciones que la empresa quiera mantener controladas dentro de su gestión interna.
No confundas ambas cosas
Registrar todos tus transportes no significa emitir un DeCA para todos ellos. Puedes mantener un expediente completo de cada movimiento y generar el documento electrónico únicamente cuando corresponda.
5. ¿Qué requisitos debe cumplir el nuevo DeCA?
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características que deben cumplir tanto las aplicaciones informáticas como los documentos electrónicos de control.
Entre los requisitos principales:
- El documento debe generarse en formato PDF.
- El fichero no puede superar los 5 MB.
- Debe ser un documento nativo digital.
- Debe generarse a partir de datos estructurados.
- Debe registrar como metadatos la fecha y hora de creación.
- Cuando exista una modificación, debe registrarse también la fecha y hora correspondiente.
- Debe incorporar un código QR.
- El QR debe contener una URL única y específica asociada al documento.
- La URL debe permitir la descarga directa del PDF durante una inspección.
El código QR no es un simple elemento visual
La URL incluida en el QR debe permitir acceder directamente al documento.
Según la resolución, las medidas de seguridad utilizadas no pueden impedir esa descarga directa mediante credenciales, autenticaciones o pasos manuales adicionales.
Transporte → expediente → DeCA → código QR → documento accesible.
¿Estás preparando tu empresa para el DeCA?
Trázaro permite registrar cada expedición, reunir empresas, mercancías, vehículos, pesadas y documentos y, cuando corresponda, utilizar esa información para preparar el DeCA dentro del propio transporte.
Ver Trázaro Transporte6. ¿Qué tiene que hacer la empresa antes de iniciar el transporte?
Uno de los cambios prácticos más importantes es que la información debe estar preparada con suficiente antelación.
La resolución establece que las aplicaciones deben transformar los datos en el fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio.
Esto puede obligar a revisar procesos en los que actualmente parte de la documentación se termina de preparar cuando el vehículo ya ha salido.
Registra el transporte
Identifica la operación concreta y evita que la información quede repartida entre correos, mensajes y hojas Excel.
Relaciona las empresas implicadas
Identifica correctamente quién interviene en la operación y qué papel ocupa cada empresa.
Incorpora mercancía, ruta y vehículo
La información principal debe quedar asociada al expediente antes de generar la documentación.
Determina si necesita DeCA
No todas las operaciones requieren el documento de control. Comprueba primero si corresponde emitirlo.
Genera el documento
Cuando resulte obligatorio, prepara el DeCA antes de que se inicie efectivamente el servicio.
Facilítalo al conductor
El conductor debe poder disponer de la documentación necesaria durante el trayecto.
No conviene dejar la documentación para después.
Si actualmente parte de la información se completa cuando el vehículo ya ha salido o incluso cuando llega a destino, conviene revisar ese procedimiento antes de octubre para las operaciones sujetas al DeCA.
7. ¿Qué debe llevar el conductor?
Que el documento sea electrónico no significa necesariamente que el conductor tenga que utilizar una aplicación concreta.
Una vez generado el documento y antes del inicio del servicio, debe facilitarse al conductor la información necesaria para poder presentarla cuando sea requerida.
Puede disponer de:
- Una copia electrónica accesible desde un dispositivo.
- Una copia impresa del documento.
- El código QR asociado al DeCA.
El papel no desaparece necesariamente del vehículo
Lo que debe generarse de forma nativa digital es el documento original. Esto no impide que el conductor pueda disponer también de una copia impresa.
8. ¿Qué ocurre si cambian los datos durante el transporte?
Una operación real puede sufrir cambios.
Puede ser necesario corregir o actualizar determinada información que figuraba inicialmente en el documento.
En ese caso debe mantenerse la trazabilidad de las modificaciones.
Documento inicial
Debe quedar constancia de la información con la que comenzó la operación.
Modificación
El cambio debe registrarse correctamente y quedar relacionado con la operación.
Documento actualizado
El conductor debe disponer de la versión que corresponda tras la modificación.
La regulación permite gestionar estas modificaciones mediante la actualización del fichero, manteniendo constancia de la información anterior, o mediante la generación de un nuevo fichero.
Si se genera uno nuevo, debe conservarse también el documento original.
9. ¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
La documentación no deja de ser importante cuando el transporte termina.
La Resolución establece que, en transporte de mercancías, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben garantizar la conservación de los ficheros electrónicos durante al menos un año.
No solo necesitas generar el documento. También necesitas poder encontrarlo cuando te lo pidan meses después.
Y ahí aparece uno de los principales problemas de muchas empresas.
La información puede terminar repartida entre:
- Correos electrónicos.
- Carpetas compartidas.
- Hojas Excel.
- Albaranes.
- Tickets de báscula.
- Fotografías.
- Documentos del transportista.
- Archivos generados por diferentes programas.
Cuando existen decenas o cientos de expediciones, localizar toda la información asociada a un transporte concreto puede convertirse en un trabajo considerable.
10. ¿Qué supone este cambio para las empresas de la industria de la madera?
Para una empresa de madera, el transporte rara vez es un dato aislado.
Un mismo negocio puede gestionar entradas de madera en rollo, madera aserrada, tableros, productos transformados o mercancía terminada; movimientos entre almacenes o instalaciones; recogidas en proveedores; entregas a clientes; vehículos propios y transportistas externos.
Además, determinadas operaciones pueden generar documentación adicional relacionada con la propia mercancía, su origen, el lote, las pesadas o la trazabilidad interna.
Por eso, para una empresa maderera, preparar el DeCA únicamente como un PDF independiente puede resolver el documento, pero no necesariamente el problema de gestión.
Entrada de madera
Proveedor, transporte, matrícula, mercancía, cantidad, pesada, ticket y documentación de entrada.
Movimiento interno
Traslado entre instalaciones, vehículo utilizado, mercancía y documentación asociada al movimiento.
Salida a cliente
Cliente, destino, mercancía, albarán, vehículo, transportista y documentos vinculados a la expedición.
En madera, transporte y trazabilidad suelen cruzarse
Una empresa puede necesitar saber no solo qué vehículo realizó un transporte, sino también qué mercancía llevaba, de qué entrada o lote procedía, cuánto pesaba, qué documentación la acompañaba y a qué cliente o instalación llegó.
Esto cobra todavía más importancia en un sector que está incorporando nuevas exigencias de trazabilidad y documentación.
El DeCA y el EUDR son obligaciones diferentes y no deben confundirse, pero en una empresa de madera pueden afectar a información relacionada con una misma operación física.
Por ejemplo, una expedición puede tener su documentación de transporte y, al mismo tiempo, la empresa puede necesitar mantener organizada la documentación de trazabilidad asociada a la madera.
Para una empresa maderera puede ser especialmente útil relacionar:
- Proveedor o cliente.
- Tipo de madera o producto.
- Entrada, lote o referencia interna.
- Cantidad o peso.
- Origen y destino.
- Vehículo y transportista.
- Ticket de báscula.
- Albarán.
- Documentación del transporte.
- DeCA cuando corresponda.
¿Tu empresa mueve madera y la documentación termina repartida entre varios sitios? Trázaro permite mantener los transportes como expedientes completos y relacionar empresas, mercancías, vehículos, pesadas, albaranes y documentación. Y si también necesitas organizar procesos EUDR, Trázaro dispone de una solución específica para la trazabilidad documental de la madera.
Ver Trázaro TransporteSi además estás trabajando en la preparación documental del Reglamento EUDR, puedes consultar también Trázaro EUDR para empresas del sector de la madera.
11. Cómo preparar tu empresa antes del 5 de octubre
El cambio normativo puede ser un buen momento para revisar no solo cómo vas a generar el DeCA, sino cómo estás gestionando actualmente tus transportes.
No hace falta esperar al 5 de octubre para hacerlo.
Antes de esa fecha conviene revisar:
- Qué tipos de transporte realiza habitualmente tu empresa.
- Cuáles están sujetos al documento de control administrativo.
- Quién prepara actualmente la documentación.
- Cuándo se recopilan los datos del transporte.
- Dónde se guardan los albaranes.
- Dónde se conservan las pesadas y tickets.
- Cómo se identifica el vehículo asociado a cada operación.
- Cómo se facilitan los documentos al conductor.
- Cómo se gestionan posibles modificaciones.
- Cómo se conserva después toda la documentación.
El objetivo no debería ser únicamente añadir un nuevo PDF al proceso.
Lo realmente útil es conseguir que cada operación tenga un expediente que pueda entenderse y revisarse posteriormente.
Piensa en el transporte como un expediente
Empresa → ruta → mercancía → vehículo → pesada → albarán → documentación → DeCA cuando corresponda.
12. Cómo ayuda Trázaro a gestionar los transportes y generar el DeCA
Trázaro Transporte no está planteado únicamente como una herramienta para generar el documento de control.
La herramienta permite registrar y llevar el seguimiento documental de todos los transportes de la empresa, tanto nacionales como internacionales, incluidos los movimientos de mercancía propia.
Cada operación puede mantenerse como un expediente independiente.
Dentro de cada transporte puedes reunir:
- Empresas implicadas.
- Origen y destino.
- Rutas.
- Mercancías.
- Vehículos.
- Pesadas.
- Tickets.
- Albaranes.
- Fotografías y justificantes.
- Demás documentación asociada.
Esto permite gestionar una operación independientemente de que esté o no sujeta al DeCA.
Y cuando el transporte sí necesita DeCA
Para aquellos transportes nacionales en los que corresponda aplicar el documento de control administrativo, la herramienta permite preparar el DeCA dentro del propio expediente.
Registra la expedición
Parte de la información habitual del transporte queda reunida dentro de la misma operación.
Completa la información
Relaciona empresa, vehículo, mercancía, origen, destino, pesadas y documentación.
Revisa la operación
Comprueba los datos registrados antes de preparar la documentación correspondiente.
Prepara el DeCA cuando corresponda
Parte de la información registrada en la expedición puede utilizarse en el flujo de preparación del documento.
Conserva el histórico
La expedición y su documentación permanecen relacionadas para poder volver a consultarlas posteriormente.
Todos tus transportes organizados. DeCA cuando corresponda.
Trázaro permite registrar y mantener la trazabilidad documental de tus transportes sin tratar todas las operaciones como si estuvieran sometidas a la misma obligación. Cuando una operación necesita DeCA, el documento pasa a formar parte del propio expediente.
El objetivo es dejar de depender de:
correo + Excel + albarán + ticket + PDF + carpeta + memoria de la persona que gestionó el transporte.
y trabajar con una operación que pueda consultarse y entenderse con todo su contexto.
¿Quieres ver cómo encajaría en vuestra operativa? No necesitas preparar previamente toda vuestra documentación. Podemos revisar cómo gestionáis ahora los transportes, qué información manejáis y dónde se concentra el trabajo manual.
Solicitar una demo13. Fuentes oficiales para consultar la normativa
Si quieres revisar directamente la regulación, estas son las principales referencias oficiales utilizadas en este artículo.
Consulta siempre la normativa aplicable a tu operación concreta
Las características del transporte, la posición de cada empresa y las posibles excepciones pueden afectar a la obligación documental. Para interpretar un supuesto concreto debe acudirse a la normativa vigente y, cuando sea necesario, al asesoramiento especializado correspondiente.
Dudas sobre el DeCA y el cambio del 5 de octubre
Estas son algunas de las preguntas más habituales para las empresas que están preparando sus procesos de transporte.
¿A partir del 5 de octubre todos los transportes necesitan DeCA?
¿Los movimientos de mercancía propia necesitan siempre DeCA?
¿Puedo escanear el documento en papel y convertirlo en PDF?
¿El DeCA tiene que llevar código QR?
¿El conductor puede llevar una copia en papel?
¿Cuándo debe generarse el DeCA?
¿Cuánto tiempo debe conservarse?
¿Trázaro sirve únicamente para generar DeCA?
¿Trázaro puede utilizarse en una empresa de madera?
¿DeCA y EUDR son lo mismo?
No esperes al 5 de octubre para ordenar tus transportes
Centraliza expediciones, empresas, rutas, mercancías, vehículos, pesadas, tickets, albaranes y documentación. Y cuando una operación esté sujeta al documento de control, prepara también el DeCA dentro del mismo expediente.
Solicitar una demo de TrázaroTrázaro facilita la organización y gestión documental de los transportes. La aplicación de la normativa debe analizarse según las características concretas de cada operación y las obligaciones que correspondan a cada empresa.